¿Qué significan las siglas PMS?
Las siglas PMS provienen de las palabras en inglés Property Management System, lo cual significa Sistema de Administración de Propiedades.
Se trata de sistemas que solucionan en un mismo lugar todo lo relacionado con la gestión de las propiedades de alquiler temporario, facilitando las tareas administrativas relativas a las reservas, como el manejo del calendario, la programación de tarifas, el envío de mensajes, etc.
Originalmente, estos sistemas surgieron con la finalidad de administrar hoteles, pero actualmente se han diversificado y existen PMS específicos para el alquiler a corto plazo de apartamentos y casas.
¿Cuáles son las ventajas de contar con un Property Management System?
1. Channel Managers
El PMS está conectado a las OTAs (agencias de viajes en línea) a través de un Channel Manager (administrador de canales). Gracias a la conexión que realizan entre ambas partes, los Channel Managers permiten trabajar con una sola o con varias propiedades a la vez, actualizando automáticamente las tarifas, la disponibilidad y las reservas en varias agencias de forma simultánea.
Esto facilita la gestión del calendario y evita reservas duplicadas para una misma propiedad en un mismo momento, lo cual sucedería si dos huéspedes eligieran reservar el mismo apartamento a través de dos agencias diferentes, como por ejemplo Booking y Airbnb.
Además, los Channel Managers brindan informes de rendimiento que facilitan la toma de decisiones sobre estrategias de marketing y ventas.
2. Calendario único
Tener un único calendario que centraliza las reservas que se concretan a través de diferentes OTAs es una ventaja indudable que facilita la organización, ya que permite ver y manejar toda la información en un único lugar sin necesidad de ir de un calendario al otro para igualar reservas, cerrar días, modificar precios, etc.
Por otro lado, las OTAs actualizan en el instante el calendario interno de su plataforma en base a lo que sucede en las demás plataformas, logrando así un calendario global centralizado y evitando lo que se mencionó en el primer punto: que se reciban reservas duplicadas para una misma propiedad (lo cual se conoce como overbooking).
Esta comodidad para los administradores redunda también en una ventaja para los huéspedes, quienes pueden hacer la elección del lugar y de las fechas en una única agencia de viajes online (OTA) con la garantía de que la información de disponibilidad y precios está actualizada y sincronizada en todas las plataformas y de que una vez que hayan reservado un lugar en una fecha éste quedará bloqueado para otros potenciales huéspedes interesados.
3. Varios usuarios a la vez
La gestión de los Property Management Systems pueden realizarla varios usuarios a la vez, en tanto estos sistemas permiten que haya varias cuentas de usuarios accediendo al mismo tiempo.
En el caso de personas o empresas que se ocupan de la administración de pocas propiedades, por lo general son solo uno o dos gestores quienes ingresan al sistema a realizar la administración. Pero cuando se trata de administrar varias propiedades a la vez, la opción de disponer de muchas cuentas de usuarios con acceso simultáneo habilita el trabajo de equipos con distintos roles, horarios y ubicaciones espaciales.
4. Todos los mensajes en un solo lugar
La respuesta de consultas, la comunicación con los huéspedes potenciales y actuales de cada propiedad y la resolución de situaciones durante las estadías son actividades diarias que llevan mucho tiempo y que requieren de organización y control para hacerlo de forma rápida y clara y no dejar mensajes sin responder.
Por eso el uso de un Property Management System ofrece una gran ventaja en esta labor, en tanto centraliza en una misma interfaz los mensajes recibidos y enviados de todas las propiedades administradas.
Cada usuario de PMS puede optar por ver los mensajes de una sola propiedad, de todas las propiedades de un administrador, o de la totalidad de las propiedades gestionadas por la empresa, pudiendo filtrar en cada caso por mensajes pendientes, enviados, recibidos, etc.
5. La nube
El software de los Property Management Systems está alojado en la nube. Esto permite que se acceda en cualquier momento y desde cualquier lugar, tanto con un teléfono móvil como con una tableta o un ordenador. Además, no es necesario instalar programas o aplicaciones. Basta con iniciar sesión en un navegador de Internet.
6. Servicios de contabilidad, facturación, reportes e informes personalizables
Además de facilitar y optimizar las tareas diarias relacionadas con la gestión de cada propiedad, los Property Management Systems ofrecen servicios de contabilidad, facturación, reportes e informes personalizables, los cuales pueden resultar útiles para ahorrar tiempo en el trabajo cotidiano y hacer proyecciones.
Los módulos de contabilidad y de finanzas, por ejemplo, permiten realizar recibos y liquidaciones y hacer un seguimiento eficiente de los pagos recibidos y enviados, así como de las cuentas en general.
7. Programación de tareas
Otro beneficio que favorece la organización y supervisión del equipo es la opción que brindan los Property Management Systems de programar tareas para cada persona o grupo de trabajo, con la posibilidad de asignar roles diferentes, como la administración de las reservas, la recepción y despedida de los huéspedes (checkin y checkout), las funciones de limpieza y control de los elementos y el estado de la propiedad, la respuesta de los mensajes y la confección de mensajes automáticos, el marketing, etc.
Un dato a tener en cuenta es que el software PMS no siempre figura como Property Management System o Sistema de Administración de Propiedades. También se lo conoce como "software de alquiler vacacional" o "software de gestión de propiedades".
